【即実践】有料老人ホーム施設長のための効率的なスタッフマネジメント術

2024年7月24日

こんにちは！この記事にたどり着いたということは、あなたも有料老人ホームの施設長として、日々のマネジメントに悩んでいるのでしょうか？そんなあなたのために、今回は効率的なスタッフマネジメントのコツをお伝えします。さあ、一緒に悩みを解決していきましょう！

スタッフマネジメントの基本とは？

マネジメントの目的

マネジメントの最終的な目的は、スタッフが効率的に働ける環境を作り出すことです。これには、業務の効率化、スタッフのスキル向上、モチベーション維持など、さまざまな要素が含まれます。また、スタッフが安心して働ける環境を整えることも重要です。これにより、サービスの質が向上し、入居者の満足度も高まります。

具体的なマネジメントの目的は以下の通りです：

業務効率の向上：業務プロセスを最適化し、スタッフの負担を軽減することで、生産性を向上させます。
スタッフのスキル向上：研修やOJT（オン・ザ・ジョブ・トレーニング）を通じて、スタッフのスキルアップを図ります。これにより、より高品質なケアを提供できるようになります。
モチベーションの維持・向上：インセンティブ制度や感謝の気持ちを伝えることで、スタッフのモチベーションを維持・向上させます。
コミュニケーションの強化：定期的なミーティングやオープンなコミュニケーションを通じて、スタッフ間の連携を強化します。
問題解決の迅速化：問題が発生した際には迅速に対応し、早期に解決することで、施設全体の安定運営を図ります。

マネジメントスタイルの選択

施設長としてのあなたの役割には、さまざまなマネジメントスタイルがあります。選択するマネジメントスタイルは、スタッフの性格や施設の文化によって異なります。以下は代表的なマネジメントスタイルです。

指示型：明確な指示を出し、スタッフに従わせるスタイルです。特に新人や経験の少ないスタッフには有効ですが、過度に用いるとスタッフの自主性を損なう可能性があります。
参加型：スタッフの意見を積極的に取り入れ、一緒に問題解決を図るスタイルです。スタッフのモチベーション向上やチームワーク強化に役立ちますが、意思決定に時間がかかることがあります。
サポート型：スタッフの成長をサポートし、自律的な働き方を促すスタイルです。長期的なスキル向上を目指す際に有効ですが、即効性には欠けることがあります。

エンパワーメントの実践

エンパワーメントとは、スタッフに権限を委譲し、自律的に働ける環境を作ることです。これにより、スタッフは自分の仕事に対して責任を持ち、主体的に取り組むようになります。エンパワーメントを実践するためには、以下のポイントが重要です。

権限の委譲：スタッフに対して、業務の一部を任せることで、自律性を高めます。ただし、全ての業務を任せるのではなく、適切な範囲での権限委譲が必要です。
信頼関係の構築：スタッフとの信頼関係を築くことが、エンパワーメントの基盤となります。信頼関係があることで、スタッフも安心して自律的に働くことができます。
サポート体制の整備：権限を委譲するだけでなく、必要に応じてサポートを提供する体制を整えましょう。これにより、スタッフは安心して業務に取り組むことができます。

継続的なフィードバック

継続的なフィードバックは、スタッフの成長と業務改善に欠かせません。定期的にフィードバックを行うことで、スタッフは自身のパフォーマンスを理解し、改善点を見つけることができます。効果的なフィードバックを行うためには、以下のポイントが重要です：

具体的な指摘：フィードバックは具体的であることが大切です。抽象的な表現ではなく、具体的な事例を挙げて指摘することで、スタッフは改善点を明確に理解できます。
ポジティブなアプローチ：フィードバックは批判ではなく、改善のためのアドバイスとして行いましょう。ポジティブなアプローチを心掛けることで、スタッフも前向きに受け入れやすくなります。
定期的な実施：フィードバックは一度きりではなく、定期的に行うことが重要です。定期的なフィードバックを通じて、継続的な改善と成長を促進します。

効率的なスケジュール管理

シフトの調整

シフトの調整は、スタッフの負担を軽減し、効率的な運営を実現するために極めて重要な要素です。公平なシフト管理を心掛け、スタッフが過度に負担を感じないようにすることが求められます。具体的には以下のポイントに注目しましょう。

公平性を保つためのシフト作成

スタッフ間で公平なシフトを作成するためには、以下の方法を検討してください。

ローテーションシステムの導入：特定のスタッフばかりが夜勤や週末にシフトを入れられることがないように、ローテーションシステムを導入しましょう。これにより、全スタッフが均等に負担を分担することができます。
事前のヒアリング：シフトを組む前に、スタッフから希望や都合をヒアリングします。スタッフのプライベートな時間も尊重することで、働きやすい環境を提供できます。
柔軟な対応：スタッフの急な予定変更や病欠にも柔軟に対応できる体制を整えましょう。例えば、シフト交換のルールを明確にしておくことが大切です。

具体的なシフト作成手順

希望休の聴取：ルールを設定し希望休の聴取を行う。スプレットシートなどで専用シートを作成しておくと聴取しやすい。
来月1カ月の施設の状況の見立てを行う：来月の利用者人数の予測する。利用者人数から夜勤者の人数を予想する。その他イレギュラー情報を確定・予想する。
シフトに組み込む条件項目を設定：シフトに組み込む条件項目・組み込めない条件項目を明確にする。（例）・夜勤人数を〇日から〇名にする・土日休みを1回入れる・〇月入社のスタッフを日勤で１名入れる・夜勤数を平等に割り振る
シフト作成：基本の労務ルールなど(６連勤は禁止等)を確認し上記項目を配慮した形でシフトを作成する。

スタッフの強みを活かす

スタッフそれぞれの強みやスキルを把握し、それを活かした配置を考えることが、効率的なスケジュール管理には欠かせません。適材適所の配置を行うことで、業務効率が飛躍的に向上します。

スキルマッピングの実施

スキルマッピングを実施することで、各スタッフのスキルや強みを視覚化し、最適な配置を行うことができます。具体的には以下の方法があります：

スキルシートの作成：各スタッフのスキルや経験を記録したスキルシートを作成します。これにより、どのスタッフがどの業務に適しているかを一目で把握できます。
定期的なスキル評価：定期的にスタッフのスキル評価を行い、スキルの向上や新たな強みを発見します。これに基づいて、最適な配置を行いましょう。
スキルアップの支援：スタッフが新しいスキルを習得するための研修や教育プログラムを提供し、スキルの多様化を図ります。これにより、柔軟なシフト対応が可能になります。

スケジュールの予測と計画

効率的なスケジュール管理を実現するためには、予測と計画が重要です。将来の業務量や必要なスタッフ数を予測し、計画的にシフトを組むことで、安定した運営が可能になります。

需要予測の活用

需要予測を活用することで、適切なシフト計画を立てることができます。具体的には以下の方法があります：

過去のデータ分析：過去の業務データを分析し、入居者様が増える時期や入居者様の体調が変動しやすい時期を特定します。これに基づいて、必要なスタッフ数を予測します。
季節変動の考慮：季節やイベントによる業務量の変動を考慮し、シフト計画を立てます。例えば、夏季や年末年始などには、本来の運営で行わない業務を行う可能性があるのでスタッフを増員する必要も出てくる場合があります。
入居者の状態予測：入居者の状態やニーズを予測し、必要なケアやサポートのレベルを考慮してシフトを組みます。これにより、適切な人員配置が可能になります。

トラブル対応の体制

トラブルが発生した際にも迅速に対応できる体制を整えることが重要です。具体的には以下のポイントに注目しましょう：

緊急対応マニュアル：緊急時に対応するためのマニュアルを作成し、スタッフ全員に周知します。これにより、トラブル発生時にも迅速に対応できます。
緊急連絡網の整備：緊急時に連絡が取れるよう、緊急連絡網を整備します。スタッフ全員が迅速に連絡を取り合えるようにすることで、トラブル対応がスムーズになります。
定期的な訓練：緊急時の対応訓練を定期的に実施し、スタッフ全員が迅速かつ適切に対応できるようにします。これにより、実際のトラブル発生時にも落ち着いて対応できます。