【トップ5】有料老人ホーム施設長のストレスを軽減する方法

2024年7月11日

有料老人ホームの施設長としての役割は大変重要であり、多くの責任が伴います。そのため、ストレスも大きくなりがちです。しかし、効果的なストレス管理方法を知っていれば、日常の負担を大幅に軽減することができます。この記事では、あなたのストレスを少しでも和らげるための具体的な方法を5つに絞ってご紹介します。それでは、詳しく見ていきましょう。

1. 時間管理のスキルを磨こう

効率的なスケジューリング

日々のスケジュールを効率的に組むことは、ストレス管理の基本です。まず、重要なタスクを優先順位をつけてリスト化しましょう。その際、時間帯ごとの自分のパフォーマンスを考慮することが大切です。例えば、午前中は集中力が高いため、重要な会議や複雑な問題解決をこの時間に設定します。午後には、比較的軽い業務やメールの返信、スタッフとのカジュアルなミーティングを予定することで、リズムよく一日を過ごせます。

できるのであれば突発的な一方的に時間を奪われるような相手主体の業務(例：電話対応)は任せられる事務スタッフに任せる。もしくは見通しをもって予め連絡を入れておくことで回避する事もスケジューリングのコツです。

タイムブロッキングの活用

タイムブロッキングは、特定の時間帯に特定のタスクを集中して行う方法です。この方法を導入することで、仕事の効率が格段に上がります。具体的には、1日のスケジュールを時間単位でブロックに分け、それぞれのブロックに異なるタスクを割り当てます。例えば、9時から10時はメールの確認、10時から12時はスタッフとのミーティング、12時から13時は昼休み、といった具合です。

タイムブロッキングを実施する際には、あらかじめ予定されている重要な会議やイベントを考慮しつつ、柔軟にスケジュールを組むことが重要です。また、予期せぬ問題や緊急対応のための空白時間も意識的に確保しておくと良いでしょう。５日間も業務をどうやったら４日間に収められるかを考え徐々に時間を作る試みを行いましょう。これにより、突然の業務変更にも対応しやすくなります。

2. スタッフとのコミュニケーションを強化しよう

定期的なミーティングの設定

スタッフとのコミュニケーションは、施設運営の鍵です。定期的なミーティングを設定することで、情報の共有や問題の早期発見が可能になります。例えば、毎週1回の全体ミーティングと、各チームとの個別ミーティングを設けることで、施設全体の連携を強化しましょう。

全体ミーティングでは、施設の最新情報や重要な方針を共有し、スタッフ全員が同じ方向を向いて働けるようにします。個別ミーティングでは、各チームの具体的な課題や進捗状況を確認し、必要なサポートを提供します。これにより、スタッフが自信を持って業務に取り組むことができ、施設長の負担も軽減されます。

オープンドアポリシーの導入

スタッフが気軽に相談できる環境を作ることも重要です。オープンドアポリシーを導入することで、スタッフがいつでも問題や疑問を相談できるようにしましょう。これは、施設長としての信頼を築くためにも効果的です。

例えばオープンドアポリシーを実践するためには、スタッフとのコミュニケーションの場を積極的に設けることが必要です。例えば、週に一度、スタッフが自由に参加できるオープンオフィスアワーを設定すると良いでしょう。この時間帯には、スタッフが自由にオフィスに訪れ、施設長と直接話すことができます。これにより、スタッフの問題を早期に解決し、施設全体の士気を高めることができます。

3. メンタルヘルスケアを取り入れよう

定期的なリラクゼーションタイムの設定

一日の中でリラックスする時間を意識的に作りましょう。昼休みには、施設外に出るなどして軽い運動やランチをおこに入りの場所で食べることで、リフレッシュして午後の仕事に臨むことができます。

一日に一回のリラックスタイムが難しい場合は上記時間管理のスキルを駆使して５日間の業務を４日に短縮する事を試み、週の中でのリラックス時間の確保をしましょう。施設長の何もしない時間を作ることは決してさぼっているわけではないと思います。自分のメンタルに向き合い前を向けるコントロールを行いましょう。ある意味マインドフルネスに近いと考えています。

4. 業務のアウトソーシングを検討しよう

日常業務の外部委託

一部の業務をアウトソーシングすることで、施設長自身の負担を減らすことができます。例えば、清掃業務や食事提供などの業務を外部に委託することで、自分自身の時間とエネルギーを他の重要なタスクに集中させることができます。信頼できる外部業者を選定し、定期的に業務の質を確認することが大切です。外部業者が難しい場合は社内のスタッフへの業務の割り振りを検討しましょう。割り振りが少し変わるだけでも自分時間を多く確保する事につながります。

スタッフと良い関係が作れていないと感じる際にどうしても自分で業務を他スタッフへ振ることが難しく感じてしまいます。その際には一施設内の係や委員会の仕事として大枠からルールを変えてしまいルールにのっとって仕事を任せていくようにしましょう。