【必見】有料老人ホーム施設長向けシフト作成の手順解説！

こんにちは、皆さん！有料老人ホームの施設長としてシフト作成に苦労されている方、いらっしゃいませんか？毎月やってくるシフト作成のタイミングが近づくたびに、頭を抱えることも多いでしょう。スタッフの希望を考慮しつつ、業務の円滑な運営を図るのは一筋縄ではいきません。この記事では、シフト作成のプロセスを簡単にし、ストレスを軽減するためのステップバイステップガイドをご紹介します。これを読めば、シフト作成がスムーズに進み、スタッフもハッピー、入居者もハッピーな環境を作ることができるはずです！

1. シフト作成の基本原則を理解しよう

なぜシフト作成が重要なのか？

まず、シフト作成の基本原則を押さえておきましょう。適切なシフトは、スタッフの疲労を防ぎ、入居者に最高のケアを提供するために不可欠です。また、スタッフのモチベーション維持にも大きく関わってきます。誰もが公平にシフトに入ることで、不満が少なくなり、チーム全体のパフォーマンスが向上します。

スタッフのニーズを考慮する

シフト作成の際には、スタッフ一人ひとりのニーズを理解することが重要です。家庭の事情や通勤時間、体調など、個々の状況を考慮することで、より働きやすい環境を作り出すことができます。また、スタッフのライフスタイルや仕事の習慣を理解することで、シフトを組む際のトラブルを未然に防ぐことができます。

シフト作成の基本ルール

シフト作成にはいくつかの基本ルールがあります。例えば、労働基準法を遵守すること、休憩時間を適切に設定すること、連続勤務を避けることなどです。これらのルールを守ることで、スタッフの健康と安全を確保し、長期的な運営の安定性を保つことができます。

2. シフト作成のためのステップバイステップガイド

ステップ1：必要な人数を予測する

まずは、各時間帯に必要なスタッフの人数を把握しましょう。まず初めに紹介しするこちらの項目が実はシフト作成の上で一番重要だと考えています。簡単に言えば計画を立てるという事です。これを解像度高く行うためにはある程度経験も必要ですが過去のデータを参考にし、ピーク時間帯や特定のイベント時にどれだけのスタッフが必要かを確認します

過去のデータを活用する

過去のシフトデータを活用することで、必要なスタッフ数をより正確に見積もることができます。例えば、入居者の数やケアの内容に応じて、どの時間帯にどれだけのスタッフが必要かを分析します。これにより、無駄なく効率的に人員を配置することが可能になります。

ステップ2：シフトに組み込むルールを明確にする

シフトを作成する上で組み込みたいルールを列挙します。また組み込めるルールには限りがありますのでどのルールの優先順位が高いのかも明確にてリスト化します。リスト化が済んだ上で組み込むルール・組み込まない(組み込めない)ルールを優先順位に沿って決めていきます。組み込むルールは全員に適応ができるもの、適応が中途半端になってしまうものは組み込まないルールに分類しましょう。

ステップ３：スタッフの希望を集める

次に、スタッフからシフトの希望を集めます。これは、アンケートや専用のシフト希望システムを使って行うと効果的です。スタッフが自分の希望を出せるようにすることで、不満が減り、シフトの調整もしやすくなります。また、スタッフの希望を考慮することで、モチベーションの向上にも繋がります。

ステップ４：シフト案を作成する

必要人数の予想・設定ルール・スタッフの希望を基に、シフト案を作成します。この時点では、まだ仮のシフトなので、調整が必要な場合は柔軟に対応しましょう。バランスの取れたシフトを作ることが目標です。例えば、連続勤務を避けるために、シフト間の休息時間を十分に確保することが大切です。

バランスの取れたシフト作成

バランスの取れたシフトを作成するためには、スタッフのスキルや経験を考慮することも重要です。例えば、新人スタッフにはベテランスタッフと一緒に勤務するようにシフトを組むことで、トレーニングとサポートを受けやすくします。これにより、全体のケアの質を向上させることができます。

ステップ５：スタッフとのコミュニケーションを取る

シフト案をスタッフに共有し、フィードバックをもらいます。ここで、スタッフからの意見や調整希望を取り入れながら、最終的なシフトを確定していきます。オープンなコミュニケーションを保つことで、スタッフの納得感が得られやすくなります。

フィードバックの重要性

スタッフからのフィードバックを大切にすることで、シフト作成の質が向上します。例えば、特定の時間帯に問題が発生している場合、その原因を探り、改善策を講じることができます。また、スタッフの意見を取り入れることで、チーム全体の士気が向上し、働きやすい環境を作ることができます。

ステップ６：最終シフトを確定し、共有する

最終シフトを確定したら、すぐにスタッフ全員に共有します。紙媒体やデジタルシステムなど、各施設に合った方法でシフトを配布しましょう。重要なのは、全員がシフトを確認できるようにすることです。特に、デジタルツールを活用することで、スタッフがいつでもどこでもシフトを確認できるようにすることが可能です。

シフト共有の方法

シフトを共有する方法は、施設の規模やスタッフのニーズに応じて様々です。例えば、デジタルカレンダーを使ってシフトを共有する方法や、専用のシフト管理アプリを使う方法があります。これにより、スタッフがシフトを簡単に確認し、必要に応じて交換依頼を出すことができます。

3. シフト作成におけるトラブルシューティング

スタッフ間の不公平感を解消する方法

シフト作成においてよくある問題の一つが、スタッフ間の不公平感です。特定のスタッフにばかり負担がかかるシフトが続くと、不満が募り、モチベーションが低下します。これを防ぐためには、シフトを公平に分配することが重要です。具体的には、過去のシフト履歴を確認し、均等にシフトに入るよう調整します。

公平なシフト分配のための工夫

公平なシフト分配を実現するためには、以下の工夫が有効です：

• シフト希望の優先順位：スタッフの希望を考慮しつつ、全員が均等に希望を通せるように配慮します。
• ローテーションの導入：定期的にシフトパターンを変更し、特定のスタッフに偏らないようにします。
• 透明性の確保：シフト作成のプロセスを透明にし、スタッフ全員が納得できるように説明します。

突発的な欠勤に対処する方法

突発的な欠勤も、シフト作成の大きな課題です。これに対処するためには、予備スタッフの確保が欠かせません。予備スタッフとして、パートタイムやアルバイトのスタッフを登録しておき、緊急時に対応できるようにします。また、シフト交換制度を導入することで、スタッフ同士が助け合いながらシフトを調整できるようにします。

欠勤対応のための予備プラン

欠勤対応のためには、以下の予備プランを用意しておくと安心です：

• 緊急連絡リスト：緊急時に連絡できるスタッフのリストを用意しておきます。
• シフト交換システム：スタッフが自主的にシフト交換できるシステムを導入し、柔軟な対応を可能にします。
• 短期契約スタッフの確保：必要に応じて、短期契約のスタッフを確保し、急な欠勤に対応します。

5. 長期的なシフト計画の立て方

シフトの見直しと改善

シフト作成は一度作って終わりではなく、定期的に見直しを行い、改善を続けることが大切です。毎月のシフトが終わった後に、スタッフからのフィードバックを集め、問題点や改善点を洗い出します。これを基に、次回のシフト作成に活かすことで、徐々にシフトの質が向上していきます。

フィードバックの収集と分析

フィードバックを収集する方法として、以下の手段があります：

• アンケート調査：定期的にアンケートを実施し、スタッフの意見を集めます。
• ミーティング：シフト終了後にミーティングを開き、スタッフ全員で問題点を共有します。
• 個別面談：個別に面談を行い、シフトに関する具体的な改善点をヒアリングします。

まとめ

さて、ここまで読んでいただきありがとうございました！シフト作成は確かに大変な作業ですが、適切なプロセスを踏むことで、驚くほど簡単になることがわかっていただけたでしょうか？基本原則を押さえ、スタッフのニーズを考慮し、便利なツールを活用することで、シフト作成のストレスを大幅に軽減できます。これからも入居者とスタッフが快適に過ごせる環境作りに励んでくださいね。シフト作成、頑張ってください！